Comment un distributeur de vins a remplacé un tarif Excel de 90 onglets
Quatre-vingt-dix onglets saisis à la main, sept erreurs de prix avérées, des années de dérive silencieuse. La solution n'était pas de saisir plus soigneusement : c'était de faire en sorte que plus personne ne saisisse jamais un prix deux fois.
Jul 9, 2026
Un distributeur de vins du Languedoc commercialise une vingtaine de domaines et 195 cuvées via une soixantaine d'agents de terrain. Jusqu'à récemment, toute sa tarification vivait dans un unique classeur Excel de 20 Mo : une grille tarifaire maîtresse, plus environ 90 onglets par agent. Chaque agent reçoit sa propre vue du catalogue : sa zone de livraison, son régime de prix, et uniquement les domaines qu'il est autorisé à vendre.
Sur le papier, un seul classeur. En pratique, quatre-vingt-dix tarifs qui devaient chacun être justes. Ils ne l'étaient pas.
Qu'est-ce qui cloche avec un tarif de 90 onglets ?
Les onglets par agent étaient saisis à la main, pas dérivés de la grille maîtresse. Chaque onglet était une copie que quelqu'un, à un moment, avait tapée. Et les copies dérivent. En auditant le classeur, nous avons trouvé 7 erreurs de logique de prix avérées, déjà envoyées aux agents : des prix qui montent aux paliers de volume supérieurs, et des prix franco inférieurs au prix départ qu'ils sont censés dépasser.
La structure s'était érodée aussi. La colonne millésime faisait trois métiers à la fois : de vrais millésimes, des notes de disponibilité (« rupture », « sur demande ») et des majorations à la bouteille du type « +1,57 €/bt ». Le tout en texte libre, dans une seule cellule. Ce n'est pas un détail de mise en forme : c'est une donnée qu'aucun système ne peut exploiter sans risque.
Pourquoi ne pas simplement faire plus attention ?
Parce que quatre-vingt-dix copies de la vérité entretenues à la main dérivent toujours : le soin ne passe pas à l'échelle. Chaque revalorisation tarifaire touchait jusqu'à 90 onglets. Chaque nouvelle cuvée, chaque domaine ajouté ou retiré à un agent, imposait de modifier le bon sous-ensemble d'onglets sans se tromper de cellule. Personne ne remarque un prix périmé dans l'onglet 73 avant qu'un agent ne le communique à un client.
C'est la même conclusion que nous tirons régulièrement des données de catalogues viticoles : quand une étape manuelle produit des erreurs à grande échelle, la solution n'est pas la discipline. C'est la suppression de l'étape manuelle.
À quoi ressemble « généré, pas entretenu » ?
Les prix se modifient une seule fois, dans une seule grille maîtresse : chaque tarif agent est généré à la demande et n'est jamais stocké. Les prix vivent désormais en base de données. Le tarif d'un agent (vue web, Excel ou PDF, avec son sommaire construit automatiquement) est rendu en filtrant la grille : sa zone, son régime (franco ou départ) et les domaines auxquels il est autorisé. Comme les tarifs sont générés à la lecture au lieu d'être enregistrés quelque part, ils ne peuvent pas dériver.
Changer un prix, ajouter une cuvée, retirer un domaine : chaque tarif agent concerné le reflète immédiatement. La saison des revalorisations est passée d'une semaine de chirurgie d'onglets à la modification d'une seule grille.
Comment empêcher les mauvais prix d'entrer ?
Une validation à la saisie, et une traçabilité complète. Les classes d'erreurs exactes relevées à l'audit sont désormais rejetées à l'enregistrement : une remise de volume qui augmente le prix à la bouteille, un prix franco inférieur au prix départ. Et chaque modification (qui a changé quel prix, de quelle valeur à quelle valeur, et quand) est journalisée. L'ADV a la garantie que rien ne change silencieusement ; la direction obtient la réponse à « pourquoi ce prix a-t-il changé ? » en une recherche.
Est-ce un problème propre au vin ?
Non : c'est le problème de tout document client entretenu à la main. Tarifs par zone, grilles négociées de gros, catalogues par client, barèmes revendeurs : partout où une vérité maîtresse est recopiée manuellement en de multiples variantes destinées aux clients, les variantes dérivent. Le vocabulaire du métier change ; le mode de défaillance est identique.
C'est aussi la même philosophie que notre travail de nettoyage de données pour ERP viticole, une étape plus tôt dans la chaîne : ne passez pas votre temps à nettoyer derrière un processus qui produit des erreurs, changez ce que le processus écrit. Et comme pour les systèmes existants en général, la réponse n'a pas été de remplacer ce qui fonctionnait : le distributeur a gardé son catalogue, ses agents et ses livrables Excel. Seule l'étape manuelle a disparu.
L'essentiel
Plus personne chez ce distributeur ne saisit un prix deux fois. La grille maîtresse est le seul endroit où un prix existe ; tout ce qu'un agent reçoit en est généré, vérifié à l'entrée et journalisé. Quatre-vingt-dix onglets entretenus sont devenus zéro.
Si vos tarifs (ou n'importe quel document client) sont des copies entretenues à la main d'une source maîtresse, la génération bat la discipline. Parlons-en. À lire aussi : comment nous nettoyons les catalogues de vins avant leur import ERP.