Une société californienne d'équipements industriels et de maintenance terrain · Équipements industriels et maintenance · Californie, États-Unis
Remplacer un classeur d'expédition par une plateforme, en production en un jour
Une société californienne qui installe et entretient des équipements de production industrielle gérait ses expéditions dans un seul classeur Excel partagé. Nous en avons fait une plateforme web, en production avec la connexion Microsoft de l'équipe le lendemain de la réception du fichier.
Une société californienne qui vend, installe et répare des équipements de production industrielle expédiait pièces et machines à ses clients depuis un classeur Excel partagé. Nous l'avons remplacé par une plateforme web : une demande d'expédition choisit le client et tout le reste se remplit seul, un même enregistrement imprime le rapport d'intervention et le bordereau de colisage, et un circuit fait respecter les règles que le papier ne pouvait qu'espérer. La préproduction tournait le lendemain de la réception du classeur, la production le soir même.
Le problème
Chaque expédition commençait par la copie d'un onglet formulaire dans un classeur partagé. Un technicien ou une personne du bureau saisissait le client, la machine, la panne, la réparation et le contenu du colis, puis imprimait deux documents à partir de deux zones de la même feuille.
Le classeur avait grandi à la main pendant des années. Deux tableaux sans rapport partageaient des lignes par simple hasard de mise en page, du texte libre et des numéros de téléphone occupaient les mêmes colonnes que les articles, et certains codes étaient préfixés d'un tiret bas pour empêcher Excel de les reformater. Une lecture naïve importait cinquante articles là où il y en avait quatorze.
Rien n'était contrôlé. Un colis pouvait être marqué expédié sans numéro de suivi, une demande pouvait partir sans autorisation écrite, et les chiffres du fret (poids, volume, densité, classe de fret) étaient recalculés à la main, à chaque fois, sur une table imprimée.
Notre approche
Nous avons traité le classeur comme le cahier des charges. Sa structure disait ce qu'est une demande d'expédition, ses bizarreries disaient ce que l'import devait encaisser : chaque colonne est lue par son intitulé, et chaque bloc doit ressembler à ce qu'il prétend être avant d'être pris en compte.
Petits colis et fret sont deux flux distincts, parce qu'ils n'ont pas la même forme : le fret circule entre les sites de l'entreprise dans les deux sens, et les conditions de facturation découlent du trajet au lieu d'être saisies. Chaque caisse est un enregistrement avec ses dimensions et son poids, et les chiffres du transporteur se calculent en direct au fil de la saisie.
Un seul enregistrement produit les deux documents imprimés : le rapport d'intervention interne et le bordereau qui part dans le colis, sans diagnostic ni prix. Les demandes avancent par étapes claires, et une étape ne se valide pas sans ce qu'elle exige, comme un numéro de suivi pour expédier ou une date d'arrivée pour clôturer.
L'équipe se connecte avec ses comptes Microsoft existants, et un message Slack part dès qu'une demande est soumise. Les demandes d'évolution de l'équipe ont été livrées le soir même.
Résultats
1 jour
entre la réception du classeur et la production, connexion Microsoft comprise
2 documents
rapport d'intervention et bordereau de colisage, imprimés depuis un seul enregistrement
Le soir même
délai de livraison des demandes d'évolution de l'équipe
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