Artnet Pro : d'un classeur d'expédition à une plateforme qui fait tourner l'entreprise, branchée sur Claude et Gemini

Chaque expédition commençait par la copie d'un onglet formulaire dans un classeur partagé. Un technicien ou une personne du bureau saisissait le client, la machine, la panne, la réparation et le contenu du colis, puis imprimait deux documents depuis la même feuille.

• Rien n'était contrôlé : un colis pouvait être marqué expédié sans numéro de suivi.
• Le fret calculé à la main, sur une table imprimée, à chaque fois.
• Un client, trois tableurs : modifier la fiche d'un client voulait dire la modifier à trois endroits.
• Du papier sur le terrain et au bureau : les visites d'intervention se notaient sur des formulaires papier aux notes très minces, et devis, commandes et factures passaient par le papier et l'e-mail.
• Les impayés au copier-coller : chaque semaine, la balance âgée de QuickBooks était collée dans un nouvel onglet, avec les commentaires de chacun en colonnes.
• Aucune vue d'ensemble : la demande d'intervention, la visite, le devis, la commande et la facture vivaient chacun ailleurs, et personne ne voyait l'historique complet d'un client au même endroit.

Le dirigeant voulait une source de vérité unique pour l'entreprise.

Reflekt Lab a traité le classeur comme le cahier des charges. Chaque colonne est lue par son intitulé, et chaque bloc doit ressembler à ce qu'il prétend être avant d'être pris en compte. Une demande d'expédition imprime à la fois le rapport d'intervention et le bordereau de colisage, fret et petits colis sont deux flux distincts, et une étape ne se valide pas sans ce qu'elle exige, comme un numéro de suivi pour expédier.

La maintenance est venue ensuite. Une demande d'intervention est classée sur un tableau de bord, attribuée à un technicien prévenu par e-mail ou WhatsApp, et garde tout son historique. Une visite sur site suit la liste de contrôle de son type, prend des photos depuis le téléphone, et se termine par la signature du client sur l'appareil et un rapport d'intervention envoyé par e-mail.

Puis la vente et l'argent. Un devis devient une commande, réalisée par des bons de travail ; quand le dernier bon de travail est terminé, la facture est créée dans QuickBooks Online et reliée à la commande. Les créances reviennent de QuickBooks sous forme de balance âgée que le bureau traite compte par compte, avec un responsable et un commentaire. Les clients sont lus dans Zoho CRM toutes les heures : le CRM reste la fiche client de référence et personne ne saisit un client deux fois. Zoho est le prochain outil à partir : il ne contenait guère plus que des listes, et comptes, contacts et équipements rejoignent la plateforme.

Concrètement, quelqu'un du bureau peut demander à Claude ou Gemini « qu'avons-nous fait pour ce client ? », « quelles interventions sont encore ouvertes ? » ou « prépare un devis pour cette machine », et obtenir la réponse à partir des données d'Artnet Pro. Cela passe par un serveur MCP, la façon standard de brancher un assistant sur une application métier. Il compte 23 outils : 16 en lecture seule, déclarés comme tels, et 7 qui écrivent, de la mise à jour d'une demande d'intervention à la clôture d'un bon de travail. Chaque appel vérifie la personne qui est derrière parmi les utilisateurs de l'application, chaque écriture apparaît dans l'historique comme faite depuis l'assistant, un devis reste un brouillon tant que personne ne l'envoie depuis l'application, et le serveur demande à l'assistant de confirmer avant de clôturer un bon de travail, puisque cela peut créer une facture.

La connexion de l'assistant passe par un serveur OAuth intégré à l'application : Claude s'enregistre lui-même, tandis que Gemini, qui ne le peut pas, reçoit un client configuré depuis les réglages de l'application. Le serveur est sans état, il continue donc de fonctionner pendant les déploiements et d'un serveur à l'autre, et un outil « readme » explique l'application à l'assistant avant sa première écriture, parce que beaucoup d'assistants ne lisent jamais les ressources MCP.